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Pflichtangaben bei Rechnungen


Pflichtangaben bei Rechnungen

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) müssen Rechnungen folgende Pflicht-angaben enthalten:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers.
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers.
Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der Leistung
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt
Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto, Rabatt
Anzuwendender Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung
ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige
Aufbewahrungspflicht.

Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Bei Rechnungen über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung (An- oder Vorauszahlungen)
ist eine Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts nur dann
erforderlich, wenn der Tag der Vereinnahmung bei der Rechnungsstellung bekannt ist und nicht mit dem
Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Es gibt natürlich auch noch Zusatz- und Sonderregelungen in besonderen Fällen

Rechnung in fremdem Namen und für fremde Rechnung: Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro) ab, hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers (z.B. Mineraölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben
Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs: Bei solchen ist zu beachten, dass auf Rechnungen Angaben über die Größe und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs enthalten sein müssen
Baubranche: Unternehmer aus der Baubranche, die Leistungen im Zusammenhang mit einem Gebäude und Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Fensterputzen oder Instandhaltungsarbeiten) erbringen, sind verpflichtet, auch privaten Auftraggebern innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Zusätzlich muss die Rechnung einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers beinhalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Wird die Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt, droht ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro.
Elektro- und Elektronikgeräte: Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen auf ihren Rechnungen zusätzlich ihre nach dem ElektroG erforderliche Registrierungsnummer aufführen.

Dann gibt es noch die Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. So müssen solche Rechnungen, auch als Kleinbetragsrechnungen bezeichnet, nur folgende Pflichtangaben beinhalten:
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers.
Ausstellungs- bzw. Rechnungsdatum
Menge/ Umfang und Art der Lieferung (der handelsübliche Bezeichnung ) oder sonstigen Leistung
Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
Steuersatz oder (im Falle einer Steuerbefreiung) Hinweis darauf, dass für die Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Ausgenommen von der Vereinfachung sind lediglich Kleinbetragsrechnungen im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei einer Steuerschuldnerschaft des Rechnungsempfängers nach § 13b UStG.

Und natürlich die Kleinunternehmerregelung

Für Kleinunternehmer, deren Umsatz im Vorjahr nicht höher war als 17.500 Euro und im laufenden Jahr nicht höher sein wird als 50.000 Euro gilt die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG), derzufolge ein Kleinunternehmer, auf den die beschriebenen Merkmale zutreffen, nicht verpflichtet ist, eine gesonderte Umsatzsteuer auszuweisen. Nimmt ein Kleinunternehmer diese Regelung in Anspruch, kann dieser jedoch auch nicht die Vorteile des Vorsteuerabzugs nutzen. Verzichtet ein Kleinunternehmer indes auf die Umsatzsteuerbefreiung, ist seine Entscheidung für fünf Kalenderjahre bindend.


Folgen nicht korrekter Rechnungsstellung

Entspricht eine Rechnung nicht allen gesetzlichen Anforderungen, gilt diese als nicht ordnungsgemäß und erfüllt damit auch nicht die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug. Die Folge: In diesem Falle ist der Rechnungsempfänger berechtigt, den Rechnungsbetrag zurückzubehalten.
Deutlich schlimmer ist der Schaden aber, wenn der Kunde die rechtliche Inkorrektheit der Rechnung nicht erkennt und die Finanzverwaltung im Nachhinein den Vorsteuerabzug verweigert. Dann nämlich fehlt das Geld nicht Ihnen, sondern Ihrem Kunden, was wiederum die Kundenbeziehung empfindlich stören dürfte.

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